In der Universitätsverwaltung der Bergischen Universität Wuppertal,
im Dezernat 3 – Akademische und studentische Angelegenheiten,
in der Abteilung 3.2 – Studierendensekretariat,
ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet,
eine Stelle als
Fachkoordinator/in Studierendenservice
mit 100 % der tariflichen Arbeitszeit
(Teilzeit ist möglich, bitte geben Sie bei der Bewerbung an, ob Sie auch bzw. nur an einer Teilzeit-beschäftigung interessiert wären)
zu besetzen.
Stellenwert: E 9b TV-L
Hilfsbereites Serviceteam sucht Verstärkung!
Ihnen liegen Sachbearbeitung und Beratung, weil Sie in diesen Aufgaben Ihr strukturiertes Denken, Ihr Organisationstalent und Ihre Empathiefähigkeiten besonders gut einbringen können? Abwechslungsreiche Aufgaben machen Ihnen Freude und die Koordination und strukturierte Bearbeitung dieser bereiten Ihnen keine Schwierigkeiten? Sie sind Teamplayer/in mit Hands-On-Mentalität und behalten stets den Überblick? Dann laden wir Sie dazu ein, gemeinsam mit dem Team die Anliegen unserer Bewerber/innen und Studierenden serviceorientiert zu bearbeiten und gemeinsam mit uns die vielfältigen Prozesse im Studierendensekretariat zu gestalten, zu optimieren und zu digitalisieren: Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!
Fachliche und persönliche Einstellungsvoraussetzungen:
- erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium (Schwerpunkt Verwaltung/Recht)
- oder erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium in einem sonstigen Schwerpunkt mit anschließender mindestens 2-jähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- oder erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in (bzw. Verwaltungslehrgang II) mit anschließender mindestens 2-jähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und anschließende mindestens 3-jährige einschlägige Berufserfahrung in der Studierendenverwaltung an einer Hochschule
- Kenntnisse & Erfahrung in der Anwendung des allgemeinen Verwaltungsrechts (z. B. Bescheiderstellung)
- Fähigkeit, sich schnell und selbstständig in unbekannte Rechtsgrundlagen einzuarbeiten (z. B. Einschreibungs- und Zulassungsrecht)
- gute Kenntnisse in der Anwendung von Standard-Software (MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- gute Kenntnisse der erforderlichen, fachspezifischen Software (z. B. HISinOne, d3, Bulkmailer) bzw. die Bereitschaft zur schnellen und selbstständigen Einarbeitung
- Fähigkeit, komplexe Themen einfach und verständlich darstellen zu können
- organisierte, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Serviceorientierung
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse der englischen Sprache wünschenswert
- idealerweise erste Projekterfahrung sowie Erfahrung in der Wissensdokumentation/-weitergabe
Aufgaben und Anforderungen:
- Mitwirkung bei der Bearbeitung von Immatrikulationen, Umschreibungen, Rückmeldungen, Beurlaubungen und Exmatrikulationen etc. (allgemeine Studierendenverwaltung)
- Mitwirkung bei der Beratung von Bewerber/innen und Studierenden im Studierenden-Service-Center sowie bei der telefonischen und schriftlichen Beratung im Backoffice-Bereich
- Bearbeitung des Schriftverkehrs und der Fragen der Verwaltungsmitarbeiter/innen mit hohem Schwierigkeitsgrad in Bezug auf Hochschulzugang, Einschreibung, Beurlaubung, Rückmeldung und Exmatrikulation
- Beantwortung von Fragen zum Zulassungs- und Einschreibungsrecht und zur allgemeinen Studierendenverwaltung
- Unterstützung bei der Vorbereitung der Bewerbungskampagnen und Zulassungsverfahren (z. B. durch Bearbeitung von Sonderanträgen, Mitwirkung an Zulassungsverfahren, Testings neuer Softwarefunktionalitäten, Überarbeiten von Anträgen, systematischer Dokumentation von abgefragtem Zahlenmaterial)
- Bearbeitung der Rechtsbehelfsverfahren samt Korrespondenz mit diversen Beteiligten
- Koordination, Entwicklung und Durchführung wissensvermittelnder Maßnahmen im Studierendenservice (wie z. B. Schulungen der Mitarbeiter/innen aufgrund von Änderungen der einschlägigen Rechtsgrundlagen, Erstellung/Überarbeitung von Übersichten, Checklisten, Merkblättern, FAQ, Durchführen von Prozessanalysen und Entwickeln von prozessualen Änderungen aufgrund von Digitalisierungsmaßnahmen usw.)
- eigenverantwortliche Durchführung des Massenverfahrens zur Rückmeldung (von Systemabfrage bis Bescheiderstellung und Ablage)
- Koordinierung bzw. Durchführung sonstiger administrativer Bürotätigkeiten (z.B. Formularüberarbeitung, Bestellung Büromaterial, etc.)
- Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten
Unser Team im Studierendensekretariat zeichnet eine ausgeprägte, gegenseitige Hilfsbereitschaft aus. Wir legen Wert auf ein kollegiales Arbeitsklima und eine offene Fehlerkultur. Aus diesem Grunde nehmen wir uns Zeit für Ihr Ankommen und Ihre Einarbeitung. Wir unterstützen Sie außerdem durch individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Es besteht die Option auf anteiliges Homeoffice nach Absprache sowie weitere Vorzüge wie beispielsweise die zusätzliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL), Teilnahme am Hochschulsport und abwechslungsreiche Versorgung in den Campusmensen. An der Bergischen Universität schätzen wir die individuellen und kulturellen Unterschiede unserer Hochschulangehörigen und setzen uns für Gleichstellung, Chancengerechtigkeit und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein.
Unser Ziel ist es, unseren Bewerber/innen ein ebenso reibungsloses Ankommen an der Bergischen Universität zu ermöglichen sowie ihnen und unseren Studierenden mit hohem Serviceanspruch zu begegnen. Unsere Haupttätigkeiten liegen deshalb zwischen Juli und Oktober eines jeden Jahres, was bei Ihrer individuellen Urlaubsplanung zu berücksichtigen ist.
Kennziffer: 24123
Bewerbungen (Anschreiben, Lebenslauf, Nachweis des erfolgreichen Studienabschlusses bzw. Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse, ggf. Nachweis einer Schwerbehinderung) sind grundsätzlich nur möglich über das Onlineportal der Bergischen Universität Wuppertal: https://stellenausschreibungen.uni-wuppertal.de (https://stellenausschreibungen.uni-wuppertal.de) .
Unvollständig eingereichte Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden!
Ansprechpartnerin für Ihr Anschreiben ist die Abteilungsleiterin des Studierendensekretariats, Frau Eva Hahn. Bei Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle erreichen Sie Frau Hahn per E-Mail unter ehahn@uni-wuppertal.de (https://mailto:ehahn@uni-wuppertal.de) oder telefonisch unter 0202/439-5344.
Bewerbungen von Menschen jeglichen Geschlechts sind willkommen. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung, bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt zu werden, bleiben unberührt.
Bewerbungsfrist: 10.06.2024
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
